Règlement intérieur
#CTNAutoMotoShow

Article 1 : Dispositions générales

Le présent règlement s’applique aux exposants à qui il appartient de le transmettre à leurs personnels, fournisseurs et prestataires. Il est également opposable aux visiteurs de par son affichage dans l’enceinte de la manifestation, ainsi qu’aux fournisseurs, partenaires, prestataires intervenants à l’occasion de l’événement. Ces derniers peuvent le consulter sur le site www.automotoshow.bj

L’organisateur fixe seul le lieu, la durée, les heures d’ouverture et de fermeture de l’événement, le prix des stands, celui des entrées ainsi que la date de clôture des inscriptions. Il détermine seul les catégories de personnes ou entreprises admises à exposer et/ou visiter la manifestation ainsi que la nomenclature des produits ou services présentés dans le respect de la règlementation et de la législation béninoise en vigueur.

L’exposant s’engage formellement à respecter et faire respecter les présentes clauses et conditions et reconnaît en avoir pris connaissance en signant l’attestation jointe au dossier exposant. Il en accepte les termes et les approuve.

Le non-respect de l’une de ces dispositions pourra entraîner la fermeture du stand.

Article 2 : Conditions de participation à l’événement

Une demande d’admission doit être formulée sur les bulletins fournis spécialement par l’organisateur qu’il diffuse sous format papier ou électronique. Elle doit être obligatoirement complétée, signée par le responsable de la société ou par une personne réputée avoir qualité pour l’engager et être accompagnée des pièces demandées et du règlement total du 1er acompte.

L’envoi de tout dossier incomplet pourra justifier le rejet automatique de la demande.

Article 3 : Admission à exposer

Ni une demande de communication d’un formulaire de demande de participation, ni son envoi, ni l’encaissement d’un règlement ne vaut admission à exposer. L’organisateur instruit les demandes de participation et statue souverainement sur les admissions dans la limite des places disponibles, au regard notamment de la compatibilité de la candidature et des produits présentés avec les impératifs d’homogénéité, d’équilibre et d’image de l’événement. Les mandataires de vente de véhicules ne sont pas admis à exposer.

L’admission ne devient effective qu’après sa confirmation écrite à l’exposant par contre signature de son formulaire de participation.

L’organisateur est le seul juge de la définition et de l’organisation de l’offre de sa manifestation commerciale. L’organisateur se réserve donc le droit de rejet, à titre provisoire ou définitif, de toute demande de participation qui ne satisferait pas aux conditions requises, soit en regard des stipulations du formulaire de demande d’admission, soit du présent règlement intérieur, soit de la nomenclature de la manifestation, …

Peuvent notamment constituer des motifs de rejet, définitif ou provisoire, la communication incomplète des renseignements requis, le défaut des versements ou garanties exigés par l’organisateur, le non- respect d’obligations antérieures, la non adéquation du demandeur, de ses produits ou services, avec l’objet, l’esprit ou l’image de la manifestation, le redressement judiciaire de l’exposant, son état avéré de cessation des paiements, la non obtention d’autorisations administratives ou judiciaires le cas échéant nécessaires à sa présence durant la manifestation, le risque d’atteinte, par sa présence, aux intérêts protégés des consommateurs et de la jeunesse, et plus généralement à l’Ordre Public, à la tranquillité des autres exposants, à la sécurité et à l’agrément des visiteurs. En cas de rejet d’une demande d’admission, l’organisateur n’est en aucun cas tenu d’en faire connaître les motifs.

Ce rejet n’ouvre droit à aucune indemnisation, ni dommages et intérêts.

Les adhésions des exposants ne sont définitivement valables qu’après leur acceptation écrite par l’organisateur et le paiement total des sommes dues. L’organisateur se réserve le droit de demander, à tout moment, tout renseignement complémentaire en rapport avec ce qui précède et, le cas échéant, revenir sur sa décision d’admission prononcée sur des indications mensongères, erronées ou devenues inexactes. L’acompte versé demeure alors acquis à l’organisateur qui se réserve, en outre, le droit de poursuivre le paiement de la totalité du prix.

Le droit résultant de l’admission est personnel et incessible. L’admission n’emporte aucun droit d’admissibilité pour une autre manifestation organisée par l’organisateur.

Article 4 : Date, horaires et durée

Le Salon COTONOU AUTO MOTO SHOW se tiendra au Palais des Congrès de Cotonou, Boulevard de la Marina du 12 au 15 Octobre 2023 inclus.

Les horaires d'ouverture au public sont les suivants : 

• Jeudi 12 Octobre 2023 : de 10 h à 19 h
• Vendredi 13 Octobre 2023 : de 10 h à 19 h
• Samedi 14 Octobre 2023 : de 10 h à 19 h
• Dimanche 15 Octobre 2023 : de 10h à 17 h30

Un droit d'entrée est fixé pendant toute la durée du Salon à :

• 1 000 F pour les adultes (18 ans et +);
• 500 F pour les enfants de 10 à 17 ans inclus sur présentation d’un justificatif;

L'entrée est gratuite pour les enfants de moins de 10 ans sur présentation d’un justificatif ainsi que pour les journalistes sur présentant de leur carte professionnelle.
 

1 Sur présentation du Billet d’entrée et/ou d’une pièce d’identité justifiant de l’âge du visiteur

² Sur présentation du Bracelet/Badge « Exposant »

Les stands devront être tenus impérativement ouverts de l'heure d'ouverture à l'heure de fermeture sous peine d'expulsion et/ou de pénalités/sanctions (CF article 29 du présent règlement). Par respect envers le public, les stands devront être occupés pendant toute la durée de la manifestation.

Pour la sécurité des personnes et des biens, il est impératif que les espaces intérieurs et extérieurs soient totalement évacués à 23 h. Aucune dérogation ne sera tolérée. Le dépassement de ces horaires pourra remettre en cause l'acceptation de la participation de l'exposant lors de la prochaine édition.

Article 5 : Attribution / Répartition des stands / Emplacement et libération des stands

Les stands concessionnaires feront l’objet d’une attribution par tirage au sort.

L’attribution des autres stands sera effectuée par l’organisateur. Ce dernier pourra déterminer une surface d’exposition maximum par type d’activité ou de service commercialisé et/ou un nombre d’exposants maximum. L’acceptation de la demande d’admission de chaque exposant sera alors fonction des espaces encore vacants dans le secteur d’activité considéré lors de la demande d’admission. Pour tenir compte des spécificités de chaque manifestation, il conserve toutefois, en considération d’éléments objectifs applicables indifféremment à tout exposant, la possibilité de modifier la répartition initialement prévue. Sauf stipulation contraire de l’organisateur, l’admission à exposer ne confère aucun droit à l’occupation d’un emplacement déterminé. La participation à des manifestations antérieures ne crée, en faveur de l’exposant, aucun droit acquis de priorité, ou de propriété pour cet emplacement.

Les exposants devront reconnaître sur place la situation et les dimensions des emplacements qui leur ont été attribués.

L’organisateur se réserve expressément le droit, en cas de nécessité, de déplacer chaque module de stand, de le modifier ou d’en affecter aux participants un autre de la même valeur que celui initialement prévu, sans que le participant puisse requérir le remboursement du montant de sa participation ou une quelconque indemnité.

L’exposant est réputé accepter d’éventuelles contraintes notamment physiques et/ou liées à des animations et renonce à toute action contre l’organisateur.

Article 6 : Modalités de paiement / facturation / Acompte

Dans tous les cas, le règlement intégral des frais de participation doit intervenir à la date figurant sur la facture et/ou le dossier exposant et au plus tard avant la prise de possession des stands.

Le non versement de l’acompte ou du dépôt de garantie pour quelque cause que ce soit n’exonère pas le locataire d’être redevable de cette somme, notamment en cas de dédommagements pour la prise en charge d’éventuelles dégradations, non-restitution, prestations supplémentaires ou rajustement des espaces loués.

Le paiement du solde s’effectuera au plus tard un mois avant le début de la manifestation. L’ensemble de ces sommes sera réglé par chèque (à l’ordre de AT CONSEIL LABEL BENIN, par virement bancaire dans le respect de la législation en vigueur.

En cas de retard, toute somme due à titre de location, charges ou accessoires, de prestation commandées et non payée à son échéance exacte sera de plein droit et à dater de ladite échéance productive au profit de l’organisateur :

• d’un intérêt conventionnellement fixé à 5% par mois de retard jusqu’à paiement complet.
• d’une indemnité légale calculée sur la base de trois fois le taux de l’intérêt légal en vigueur ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de Francs CFA 25.000 (vingt-cinq mille) conformément aux dispositions du code de commerce.

Par ailleurs, en cas de non-paiement dans les délais impartis, l’organisateur se réserve le droit d’annuler la participation de l’exposant. L’organisateur pourra alors disposer de son emplacement sans pour cela que l’exposant puisse prétendre à aucun remboursement des sommes versées, ni à aucune indemnité. Il restera redevable de l’intégralité du montant correspondant à sa commande et des pénalités prévues à l’article 32.

La facture est établie en double exemplaire pour toute location ou prestation, dont un est remis à l’exposant.

En outre, une facture est établie à la réception du règlement du dépôt de garantie et lors du paiement du solde de la commande.

Toutes les factures sont payables au siège de AT CONSEIL LABEL BENIN ou à tout autre endroit indiqué sur la facture.
 

Article 7 : Dépôt de garantie

Un dépôt de garantie d’un montant de Francs CFA 100.000 (Cent mille) sera demandé aux exposants louant un emplacement sur le salon. Il ne fera pas l’objet d’un encaissement préalable et sera restitué à l’issue de l’état des lieux de sortie et au plus tard 15 jours après la fin de la manifestation.

Néanmoins, il sera partiellement restitué ou intégralement conservé notamment :

• en cas d’utilisation non conforme au règlement intérieur. Ainsi, et sans préjuger d’une possibilité de poursuites pénales, les nuisances intempestives ou répétées durant la manifestation ;
• en cas de dégradations même involontaires de matériel, espaces ou de locaux ;
• en cas de non-restitution des matériels, ou autres accessoires que l’organisateur aura mis à disposition à titre gracieux ou non à l’exposant ou à ses préposés,
• en règlement total ou partiel :
• des éventuelles prestations commandées après la signature de la demande d’admission ;
• des frais de démontage, stockage, transport ou de remise en état, …;

En cas de non versement du dépôt de garantie, ou de non versement du solde, l’exposant sera néanmoins tenu de prendre en charge les éventuelles dégradations, charges ou prestations annexes ou complémentaires, lesquelles pourront faire l’objet d’une facturation séparée ou être intégrées dans la facture finale.

Article 8 : Livraison des marchandises

L’organisateur n’assurera pas la réception ou l’enlèvement des marchandises. Les exposants devront être présents ou représentés à leur emplacement ou sur le site lors de la livraison ou de l’enlèvement de leurs marchandises. Si des livraisons venaient quand même à être effectuées en l'absence de l'exposant, l'organisateur décline toute responsabilité.
 

Article 9 : Accès / laissez-passer

L’accès au salon en dehors des heures d’ouverture est réservé aux personnes munies d’un laissez-passer (remis à l’accueil professionnel suivant la liste des collaborateurs fournies par les exposants à la réservation). L’organisateur se réserve le droit d’interdire l’entrée ou de faire expulser toute personne, visiteur ou exposant, dont la présence ou le comportement sera préjudiciable à la sécurité, la tranquillité ou l’image de la manifestation et/ou l’intégrité du site.

Des billets d’entrée destinés aux personnes ou entreprises qu’ils désirent inviter sont, dans des conditions déterminées par l’organisateur, délivrés aux exposants. Les billets d’entrée non utilisés ne sont ni repris, ni remboursés, ni échangés.

La distribution et/ou la vente, par un exposant pour en tirer un profit, de billets d’entrées gratuits ou non, émis par l’organisateur est strictement interdite. La reproduction ou la vente de ces titres d’accès sera passible de poursuites judiciaires.

Article 10 : Circulation / Stationnement

La circulation et le stationnement des véhicules (hormis les véhicules de service, sécurité, secours et police munis d’une autorisation) dans l’enceinte du site aménagé sont formellement interdits pendant la durée de la manifestation et pour quelque cause que ce soit.

Sont seuls autorisés à pénétrer dans l’enceinte du site d‘exposition, les jours de manifestation de 8h30 à 9h45 les véhicules de livraison et les véhicules des exposants en vue unique de réapprovisionner leur stand. L’accès de ces véhicules se fera exclusivement par l’entrée Exposants.

Tout abus de stationnement sera sanctionné par une interdiction d’accès du véhicule pour le reste de la manifestation. L’organisateur se réserve le droit de faire procéder à l’enlèvement des véhicules stationnant indûment dans l’enceinte de la manifestation pendant les heures d’ouverture au public.

Les propriétaires ne pourront se prévaloir d’aucun recours contre l’organisateur. Les frais d’enlèvement et de restitution seront à leur charge.

L’organisateur se réserve également la possibilité de faire procéder à l’enlèvement de tout véhicule stationné devant une issue de secours ou sur un accès pompiers, qu’il s’agisse de véhicule d’exposants, de visiteurs ou de prestataires. Les frais d’enlèvement et de restitution seront à la charge du propriétaire du véhicule.
 

Article 11 : Etat des lieux / Modification aux stands

Les stands sont présumés être remis en très bon état. Au moment de la prise de possession du stand qui lui aura été attribué, l’exposant sera dans l’obligation de faire constater par écrit les dégradations qui pourraient exister dans les espaces mis à sa disposition. Cette réclamation devra être faite dans l’heure suivant la prise de location : passé ce délai, toute réparation à effectuer ou tout remplacement lui sera facturé et/ou viendra en déduction du dépôt de garantie s’il en a été versé un lors du dépôt du dossier exposant.

Dans les stands, il est défendu d’entailler, de modifier, de peindre, de coller, de détériorer, de quelque manière que ce soit, les cloisons, planchers ou plafonds et tout le matériel fourni par le AT CONSEIL LABEL BENIN.

Toute infraction entraînerait la responsabilité pleine et entière de l’exposant en cas de gêne pour les voisins, d’accident et/ou de détérioration.

Un état des lieux de sortie sera effectué avec l’exposant et le dépôt de garantie versé sera restitué dans les conditions prévues à l’article 7 du présent règlement.
 

Article 12 : Installation et démontage des stands

Les exposants devront se conformer aux règles de montage/démontage fixés ci-après, au plan d’implantation fixé par l’organisateur et à toutes recommandations fixées par le chargé de sécurité (lire notamment article 14).

Les exposants pourront mettre en place leurs espaces dédiés à compter du 10 Octobre 2023 à 10 heures. Ils devront impérativement avoir terminé leurs installations la veille de l’ouverture à 20h00.

L’enlèvement des marchandises et le démontage du matériel d’exposition sont strictement interdits avant le 16 Octobre 2023 à partir de 09 heures. Les camions et véhicules légers ou utilitaires ne pourront pénétrer à l’intérieur de l’enceinte du Site qu’à partir du 16 Octobre 2023 à partir de 09 heures sous réserve de l’évacuation totale du public visiteur.

Sauf dérogations expresses, les locaux, espaces et emplacements utilisés devront être débarrassés impérativement et les stands et/ou tentes, chapiteaux extérieurs démontés et évacués avant le 17 Octobre 2023 à 12h00.

Tout dépassement autorise l’organisateur à démonter les stands et/ou tentes, chapiteaux, sans autorisation préalable du participant. L’organisateur décline dans ce cas toute responsabilité pour les éventuels dégâts ou pertes occasionnés lors des manipulations nécessaires. Une indemnité de Francs CFA Cent mille hors taxe (100.000 HT) sera automatiquement facturée à l’exposant.

De plus, une pénalité d’un montant de Francs CFA cinquante mille hors taxe (50 000 HT) par journée de retard lui sera demandée.

Le montant relatif à ces interventions viendra en déduction du dépôt de garantie versé et, s’il ne suffit pas ou qu’il n’en a pas été versé, fera l’objet d’une facturation séparée.

L’organisateur décline, dans les deux cas, toute responsabilité pour les éventuels dégâts ou pertes occasionnés lors des manipulations nécessaires. En outre, l’organisateur pourra faire transporter les objets dans un garde-meubles de son choix, aux frais, risques et périls de l’exposant et sans pouvoir être tenu responsable des dégradations ou pertes totales ou partielles.

L’exposant ou son représentant, est tenu d’être présent sur son stand dès le début du démontage et jusqu’à évacuation complète du stand.

L’installation, le montage ou le démontage des stands ne doivent, en aucun cas, endommager ou modifier les installations permanentes du lieu d’exposition et elles ne doivent pas porter atteinte à la commodité ou à la sécurité des autres exposants et des visiteurs. Toute détérioration causée par leur installation ou leurs marchandises, soit au matériel, soit au bâtiment, soit enfin au sol occupé seront mises à la charge des exposants responsables sur présentation des justificatifs.

Dans le cadre de l’accès au Site – périodes de montage, d’exposition et de démontage incluses – la présentation du badge est OBLIGATOIRE.

L’accès au site ne pourra se faire que sur présentation d’un bracelet ou Badge.

Cette procédure est obligatoire pour :

• Les prestataires de l’organisateur
• Les exposants, et leurs prestataires
• Toute personne devant intervenir sur le site
• Aucune dérogation à cette règle ne sera autorisée, les contrevenants seront exclus de l’enceinte du site de l’exposition.
   

Article 13 : Règlement d’architecture

L’implantation des stands est soumise à accord de l’organisateur. Aucune modification de l’existant ne pourra être réalisée par l’exposant sans accord écrit.

Tout matériel complémentaire concourant à la réalisation de l’aménagement de stand doit être validé par le chargé de Sécurité (ex : éclairage, totem, banderole, structure portante, toiles tendues,…).

Les exposants ont des places délimitées et ne peuvent venir empiéter ou gêner leur voisin ou autres exposants avec du matériel ou de la Publicité sur le lieu de vente.

Les stands intérieurs 3X3 sont livrés moquettés. L’exposant ne dispose pas du choix de la couleur.

Les stands intérieurs concessionnaires sont moquettés sur demande mais le choix de la couleur est laissé à l’organisateur pour une harmonisation des lieux.

Article 14 : Cahier des charges Exposant :

Article 14-1 : Le chargé de sécurité :

Le chargé de sécurité est investi, sous la responsabilité de l'Organisateur, de l'ensemble des pouvoirs de nature à assurer et maintenir la sécurité de la manifestation avant et pendant l'ouverture de la manifestation au public, le public étant ici considéré comme toutes personnes admises dans l'établissement à quelque titre que ce soit.
 

Le rôle du chargé de sécurité :

Le chargé de sécurité a pour rôle, s'agissant des exposants et locataires de stand :

• de renseigner et conseiller les exposants sur les dispositions techniques de sécurité à prendre pour leurs aménagements;
• d'examiner les déclarations et demandes d'autorisation des machines en fonctionnement et de détenir la liste des stands dans lesquels se situent ces machines;
• de contrôler, dès le début du montage des stands et jusqu'à la fin de l'ouverture au public, l'application des mesures incendie;
• de s'assurer que les éventuels stands à étage ont fait l'objet d'un contrôle de solidité par un organisme ou une personne agréée;
• d'assurer une présence permanente pendant la présence du public sur le site de la manifestation;
• de s'assurer que les équipements de sécurité de l'établissement ne soient pas neutralisés par les installations de la manifestation en cours;
• de proposer à l'organisateur l'interdiction d'exploitation des stands non conformes aux dispositions de la règlementation ainsi que la mise en œuvre des mesures de nature à rendre effectives cette interdiction.

Identité du chargé de sécurité :

La personne dûment habilitée à exercer cette mission sera présentée aux exposants et se fera distinguée par des attributs appropriés.

Article 14-2 Règles générales de sécurité à respecter par les exposants : 

Article 14-2-1 Principe d'interdiction :

Zones de sécurité et autres zones :

Sont exclus de toute possibilité d'occupation, qu'elle qu'en soit la cause ou l'objet, les zones identifiées sur le plan du site comme "périmètres de sécurité", ainsi que les locaux techniques et équipements de service, les bars, postes de sécurité, les voies de circulation et les espaces verts, les voies d'accès des véhicules de livraison. Toute clause contraire, où qu'elle se trouve, est réputée non écrite.

Produits et machines interdits :

Sont rigoureusement interdits dans l'enceinte des chapiteaux d'exposition :

• la distribution d'échantillons ou produits contenant un gaz inflammable;
• les ballons gonflés avec un gaz inflammable ou toxique;
• les ballons, dédiés à la vente ou offerts aux visiteurs, gonflés avec un gaz plus léger que l'air (hélium);
• les articles en celluloïd;

Sont également rigoureusement interdits dans l'enceinte des chapiteaux d'exposition, sauf réserve des formalités et autorisations formulées au Chargé de sécurité :

• Des demandes d'autorisations particulières doivent être formulées pour :
  • les moteurs thermiques à combustion;
  • les machines utilisant des substances radioactives ou génératrices de rayons X;
  • acétylène, oxygène, ou autre gaz représentant les mêmes risques;
• Des déclarations doivent être effectuées pour les installations comportant :
  • les moteurs thermiques à combustion;
  • des lasers;
  • des générateurs de fumées;
  • du gaz propane;
  • des machines ou appareils en fonctionnement;
  • une installation électrique supérieure à 100 kw;
  • des gaz liquéfiés;
  • des liquides inflammables (autres que ceux des réservoirs automobiles).

Intangibilité des moyens de sécurité :

En aucune façon, les aménagements particuliers ne peuvent porter atteinte à la sécurité de l'établissement et aux moyens de sécurité qu'il comporte.

Portes d'entrée et sorties :

Pour prévenir tout risque de confusion, l'emploi d'enseignes en lettre blanche sur fond vert est rigoureusement interdit.

Ces couleurs sont exclusivement réservées à l'indication des sorties.

L'usage des portes des chapiteaux doit être maintenu libre d'accès à la disposition du public pendant toute la durée de la manifestation.

Balisage de sécurité et signalisation des moyens de secours :

Aucun aménagement (cloisonnement, vélums, faux plafonds) ne peut porter atteinte à la visibilité du balisage des sorties ni à la signalisation des moyens de secours.

Article 14-2-2 Dispositifs d'alarme et d'alerte :

Alarme :

Le site d'exposition est doté d'une sonorisation de sécurité prioritaire. Un message d'évacuation pré- enregistré peut être diffusé en cas de besoin. Toutes dispositions doivent être prises pour que ce message soit audible en toutes circonstances. Tous les organes techniques de sécurité incendie sont centralisés et visualisés au poste de sécurité du parc.

Détection automatique d'incendie (DAI) :

Le Palais étant doté d'une DAI, aucun plafond, faux-plafond ne devra recouvrir les stands.

Article 14-3 : Obligations des exposants et des locataires de stands :

Les aménagements doivent être achevés au moment de la visite de réception par le chargé de sécurité. Toutes dispositions doivent être prises pour que celui-ci puisse les examiner en détail.

Dans chaque stand, l'exposant ou son mandataire qualifié doit être présent lors de cette visite de réception. Il doit tenir à la disposition des membres de la commission tout renseignement concernant les installations, les matériaux, sauf pour ceux faisant l'objet d'une marque de qualité.

Les exposants et locataires de stand utilisant des machines, des moteurs thermiques ou à combustion, des lasers, ou tout autre produit dangereux, doivent effectuer une déclaration à l'organisateur un mois avant l'ouverture au public.

Article 14-4 : Installations particulières des stands 

Le tableau électrique doit être inaccessible au public, tout en restant facilement accessible au personnel du stand ainsi qu'au propriétaire de l'établissement.

L'utilisation de prises de terre individuelles de protection est interdite. L'emploi des multiprises est limité à un (1) aux normes en vigueur au Bénin.

Article 14-5 : Machines à moteurs thermiques ou à combustion /véhicules automobiles :

Les réservoirs des moteurs présentés à l'arrêt doivent être vidés ou munis de bouchons à clé. Les cosses des batteries d'accumulateurs doivent être protégées de façon à être inaccessibles.

Lorsque la force motrice est nécessaire pour actionner certains appareils présentés dans les stands, celle- ci doit être d'origine électrique; toutefois, les machines à moteurs thermiques ou à combustion sont autorisées sous réserve du respect de la règlementation en vigueur après avis de la commission de sécurité.

Article 15 : Modification de la commande

En cas de modification de la commande par l’exposant avant la manifestation, les commandes étant définitives, toute demande de modification du service commandé doit être soumise à l’acceptation écrite de l’organisateur et ne peut être étudiée que si elle est parvenue par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en mains propres avant la réalisation des prestations.

L’organisateur disposera de cinq jours ouvrables à compter de la réception de la demande pour rendre sa réponse si possible dans les mêmes conditions. Si l’organisateur n’accepte pas la modification demandée par l’exposant, l’exposant ne pourra pas pour autant annuler sa participation et il restera redevable de l’ensemble des sommes liées aux prestations initiales commandées. L’organisateur n’aura pas à justifier son refus.

Si l’exposant devait modifier les prestations commandées durant le déroulement de la manifestation, un avenant devra être établi, lequel devra être validé par l’organisateur ou ses préposés. L’organisateur procédera à sa facturation à l’issue de la manifestation et ce même en l'absence d'avenant.

Le montant relatif à ces interventions viendra en déduction du dépôt de garantie versé et, s’il ne suffit pas ou qu’il n’en a pas été versé, fera l’objet d’une facturation séparée.

En cas de modification de la commande par l’organisateur, si l’organisateur se trouve dans l’impossibilité de fournir un des services commandés au locataire, il propose à l’exposant, avec son accord, la fourniture d’un service équivalent, susceptible de remplacer le service commandé. En cas de désaccord de l’exposant, l’impossibilité de fournir le service commandé entraîne l’annulation de la modification de la commande sans aucune indemnité.

L’organisateur se réserve le droit d’apporter au service commandé les modifications liées aux évolutions techniques, réglementaires et/ou législatives. Il en informera au préalable l’exposant par tous moyens.

Article 16 : Sécurité / Gardiennage / Obligations techniques / Cahier des charges

La direction du salon prendra toutes les mesures de sécurité nécessaires au bon déroulement de la manifestation. Elle assurera la sécurité des locaux hors des heures d’ouverture.

Un service de gardiennage sera présent à compter de la fermeture des portes le soir jusqu’à la réouverture le lendemain matin.

Les stands ne seront pas surveillés pendant les heures d’ouverture au public ou lors de l’installation et du démontage.

L’exposant est tenu de prendre connaissance et de respecter les mesures de sécurité imposées par les pouvoirs publics et celles prises par l’organisateur ou le chargé de sécurité sans réserve et dans toutes leurs dispositions du présent règlement et de ses éventuelles annexes, du cahier des charges sécurité, ainsi que toutes autres dispositions annexes auxquelles l’organisateur entendrait se référer dans l’intérêt de la manifestation et notamment de toutes règles internes ou externes en matière de sécurité.

De même, l’exposant est tenu de respecter scrupuleusement les mesures d’ordre intérieur à la manifestation prescrites par l’organisateur, toute prescription émanant des services de police ou toute mesure prescrite par toute autorité compétente.

Dans les cas non prévus par les règlements et qui ne seraient pas précisés sur la demande d’admission, l’organisateur tranchera de manière souveraine et sans appel.

Le cahier des charges sécurité en vigueur au sein de l’établissement est à prendre en compte par l’exposant qui remettra à l’organisateur une attestation de prise de connaissance lors du dépôt de son dossier exposant.

Toutes les installations des stands doivent être conformes au présent règlement intérieur et à ce cahier des charges sécurité contre les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public. Ils sont téléchargeables sur le site Internet : www.automotoshow.bj.

Pour des raisons de sécurité mais également pour la bonne tenue de la manifestation, aucune structure (type tente, chapiteau…) autres que celles fournies par l’organisateur ou dûment acceptées par lui ne pourront être installées. L’organisateur se réserve la possibilité de faire évacuer tout ou partie de la manifestation pour des raisons de sécurité. Aucun dédommagement ou indemnité ne sera accordé à ce titre.

Tout stand non conforme à la réglementation en vigueur se verra interdire l’ouverture de celui-ci et la coupure de ses fluides.

Durant le déroulement du Salon, des démonstrations avec des véhicules terrestres à moteur (Auto, moto, karting,…) ou non (BMX, voitures radio commandées,…) vont être réalisées sur un espace dédié, délimité et sécurisé en présence du public. Ce dernier sera dans une zone spécialement dédiée aux spectateurs derrière les protections qui seront installées.

Cet espace d’animation pourra être utilisé tant pour des démonstrations de sports mécaniques (drift, moto, karting) que pour des animations dynamiques (conduite sécurisée, burn, voitures radio commandées,..)

Une règlementation particulière s’applique pour ce type de démonstration et elle doit faire l’objet d’une déclaration et d’une demande d’autorisation spécifique auprès des autorités.

Une autorisation doit être délivrée par le Préfet ou le Maire.

Il est précisé ici que sont seuls autorisés à effectuer ces démonstrations, les personnes, organismes ou associations ayant été contractuellement autorisés par l’organisateur. Ils devront prendre toutes les mesures nécessaires à leur sécurité et se conformer aux consignes de sécurité données par l’organisateur et/ou le chargé de sécurité.

Un programme d’animation sera établi au préalable et remis aux participants qui devront strictement s’y conformer.

Seuls l’organisateur et les personnes autorisées auront le droit de pénétrer sur la « piste » et tout spectateur qui aura gagné une place pour effectuer un tour de drift devra obligatoirement être pris en charge par le pilote ou l’association en charge de cette animation afin de lui passer les consignes de sécurité et de ne pas le laisser pénétrer seul sur la « piste ».

Article 17 : Produits et services exposés / Déclaration

Il est rappelé aux exposants que leur offre doit être en adéquation avec l’ordre public et les lois en vigueur. À ce titre, il est formellement interdit d’exposer des produits illicites ou provenant d’activités illicites. Il est également interdit à toutes personnes non autorisées par la loi de proposer des prestations ou produits relevant d’activités réglementées au sens de la loi. Les exposants qui enfreindraient ces dispositions pourront faire l’objet de poursuites judiciaires sans préjudice des mesures que pourraient prendre l’organisateur pour faire cesser le trouble.

Les produits ou services exposés doivent être obligatoirement déclarés sur le formulaire de demande d’admission.

Il est interdit d’exposer un produit ou un service sans l’autorisation de l’organisateur.

Tout produit, matériel, ou service non déclaré ou non accepté sera enlevé du stand de l’exposant et ce, à ses frais.

De sa propre initiative, ou à la demande d’un exposant lésé, l’organisateur se réserve, avant l’ouverture et pendant la manifestation, le droit de faire supprimer ou modifier les installations qui nuiraient à l’aspect général de la manifestation, gêneraient les exposants voisins ou les visiteurs, ou qui ne seraient pas conformes aux plans ou projets particuliers préalablement soumis. L’organisateur apprécie souverainement la situation d’espèce, et n’est tenu que d’une obligation de moyen s’il décide d’intervenir suite à la demande d’un exposant lésé.

Article 18 : Hygiène / Restauration / Alimentation / Vente à emporter / Boissons

Les exposants devront se conformer au règlement sanitaire en vigueur au moment de la manifestation et obtenir toutes les autorisations nécessaires auprès des autorités compétentes notamment pour la vente de boissons.
 

Article 19 : Défaut d’occupation

L’exposant qui n’aura pas occupé son emplacement un jour au moins avant l’ouverture et n’aura pas annoncé son retard sera considéré comme démissionnaire.

L’organisateur pourra alors disposer de son emplacement sans pour cela que l’exposant puisse prétendre à aucun remboursement des sommes versées, ni à aucune indemnité. Il restera redevable de l’intégralité du montant correspondant à sa commande.

Article 20 : Tenue et réapprovisionnement des stands

Pendant les heures d’ouverture de la manifestation, les stands doivent être ouverts en permanence et tenus par un personnel compétent et susceptible de renseigner le public.

Le stand devra être maintenu équipé et rempli en permanence.

Les aménagements de stands seront examinés par l’organisateur qui se réserve la possibilité de refuser ceux dont la tenue lui paraîtrait insuffisante, aucune indemnité ne serait alors versée. La tenue des stands doit demeurer impeccable tout au long de la manifestation, le nettoyage de chaque stand, à la charge de l’exposant, devant être fait chaque jour et être achevé pour l’ouverture de la manifestation au public.

Les exposants et leur personnel doivent présenter une tenue correcte et être d’une parfaite correction envers toute personne : visiteurs (ni interpellation du client, ni débordement du stand), autres exposants, organisateurs, gardiens, hôtesses, personnel de maintenance ou d'entretien ou tout autre prestataire…

Le non-respect éventuel de cette disposition fera l’objet d’un constat écrit de l’organisateur sur la base duquel il sera notamment fondé à refuser la participation de l’exposant aux manifestations futures.

L’organisateur se réserve la possibilité de procéder à l’exclusion définitive de cette personne durant la manifestation, à charge pour l’exposant de s’assurer d’une présence effective sur le stand.

La décoration particulière des stands est effectuée par les exposants et sous leur responsabilité. Elle doit respecter les dispositions du Règlement d’architecture(Article 13),du présent règlement et du cahier des charges sécurité, ne pas gêner la visibilité des signalisations et des équipements de sécurité, s’accorder avec les décorations générales de la manifestation, et ne pas être contraire aux stipulations éventuelles du présent règlement.

L’exposant devra veiller à ne pas endommager le système de protection incendie ni encombrer les moyens d’extinction en place. Toute installation de drapé est interdite.

L’organisateur se réserve également le droit de faire enlever toute marchandise qu’il jugerait dangereuse, insalubre ou dégageant des odeurs désagréables, ainsi que toute installation susceptible de nuire à l’aspect général.

Il est interdit de scier, trouer, modifier ou percer les cloisons et les planchers, ainsi que de les peindre ou de les tapisser. Seul est toléré l’usage des adhésifs à double face qui devront être enlevés par l’exposant à la fin.

Les exposants en surface extérieure sont tenus de respecter les emplacements qui leur sont attribués, tout dépassement pouvant donner lieu à facturation d’un espace supplémentaire tarifé ; ils sont tenus d’en assurer la propreté ainsi que celle des passages leur incombant.

Tout exposant s’engage à respecter le matériel qui lui est fourni et à rendre le stand en l’état dans lequel il l’a trouvé faute de quoi les frais de remise en état lui seront facturés.

Pour des raisons de sécurité, il est interdit de stocker des emballages derrière les stands ou dans l’enceinte du salon.
 

Article 21 : Tri sélectif / Gestion des déchets et élimination / Nettoyage des stands / Eco participation

Afin de répondre aux nouveaux enjeux réglementaires, économiques et environnementaux, le Site met en place la collecte sélective de ses déchets. Trois catégories principales de déchets devront être triées : les produits en verre, le valorisable (les cartons/papiers/plastiques…). Les autres déchets seront assimilés aux ordures ménagères et collectés séparément.

Organisation :

Au montage et démontage : Des bennes ou containers seront regroupées en plusieurs points de collecte et placées à l’extérieur des chapiteaux. Tous les déchets issus du montage et démontage devront y être triés et entreposés.

Pendant la manifestation : Tous les soirs, les exposants devront déposer leurs déchets dans l’allée en ayant pris soin de trier les bouteilles de verre, le valorisable et les ordures ménagères. Des poubelles seront fournies par l’organisateur sur demande.

L’organisateur incite les exposants, les fournisseurs, les prestataires, les partenaires et les visiteurs à limiter et à trier leur production de déchets.

L’évacuation des stands, marchandises, articles et décorations particulières, ainsi que les déchets résiduels des matériaux ayant servi à la décoration des stands, sera laissée aux soins des exposants dans les délais et horaires impartis par l’organisateur, et dans le respect des lois, règlements et usages locaux en matière de déchets. Passé les délais, tous les frais engendrés par le non-respect de ces instructions seront à la charge de l’exposant.
 

Article 22 : Cession / Sous-location

La cession ou sous-location de tout ou partie de stand ou d’emplacement est interdite.

Article 23 : Co-exposant et Entreprises représentées

Au sein d’une surface d’exposition dédiée à une pluralité d’exposants (stand collectif), le co-exposant présente ses produits/services, dans le même univers d’activité que celui de l’exposant hébergeur, et dans le respect de la sectorisation en vigueur au sein de la manifestation, sur son propre espace, avec son personnel (pas de frais supplémentaires facturés pour l’exposant principal hébergeur). L’organisateur se réserve le droit de limiter le nombre de co-exposant sur une même surface.

Un exposant qui accueille un co-exposant et/ou une entreprise représentée devra obligatoirement remplir le formulaire correspondant. Il s’engage également à faire respecter par chaque société ou organisme représenté sur son stand les termes et conditions des règlements applicables et du cahier des charges sécurité. Par ailleurs, Les co-exposants présents et/ou des entreprises représentées sur les stands des exposants inscrits feront leur affaire personnelle de la garantie des biens exposés en contractant leur propre assurance et en remettant à l’organisateur une attestation en responsabilité civile.
 

Article 24 : Distribution de fluides / Energie

L’organisateur, tributaire des sociétés concessionnaires de la distribution des fluides et d’énergie, décline toute responsabilité en cas d'irrégularités ou d’interruptions de la distribution des fluides notamment eau, gaz, électricité, réseaux téléphoniques et informatiques ou tout autre service collectif intérieur ou extérieur quelle qu’en soit la durée.

Article 25 : Cartes d’exposant / Billets d’entrée

Chaque exposant reçoit des bracelets en tyvex ou un badge qu’il devra porter pendant la durée du salon ; ces bracelets sont strictement personnels.

Le nombre en est déterminé comme suit : quatre (4) bracelets ou badges d’exposants sont délivrés gratuitement avec la souscription d’un stand. Toute demande complémentaire fera l’objet d’une facturation.

Toutes ces bracelets ne sont pas expédiés, mais délivrés uniquement au secrétariat de la manifestation après paiement complet des droits.

Chaque exposant reçoit vingt-cinq (25) billets d’entrée gratuits pour ses clients. Des billets d’entrée supplémentaires peuvent être fournis sur demande au tarif mentionné sur la demande d’admission.

Pour être valable, ces billets doivent porter le cachet de l’exposant. A la demande expresse de ce dernier ces billets pourront soit être envoyés, soit être retirés auprès des services de AT CONSEIL LABEL BENIN au plus tard quinze jours jours avant la manifestation.
 

Article 26 : Résiliation de la location

La résiliation de la demande d’admission accordée par l’organisateur n’est possible qu’avec l’accord écrit de ce dernier. Si cette résiliation intervient au plus tard un mois avant la date de la manifestation, l’acompte versé à la commande reste acquis à l’organisateur à titre d’indemnité et l’exposant sera redevable de la totalité de la location.

Article 27 : Annulation de la manifestation

L’organisateur peut annuler ou reporter la manifestation s’il constate un nombre notoirement insuffisant d’inscrits. L’exposant inscrit se voit alors restitué le montant de son acompte ou de sa participation. Jusqu’au jour de la clôture des inscriptions, l’exposant assume la totalité des risques liés à la non réalisation éventuelle de la manifestation et notamment la charge exclusive des frais qu’il aura cru devoir engager en prévision de la manifestation.

L’organisateur se réserve le droit de modifier la date d'ouverture ou la durée de la manifestation, comme de décider de sa prolongation, son ajournement ou sa fermeture anticipée, pour cas de force majeure ou toute autre cause sans que les participants puissent réclamer aucune indemnité, ni aucun remboursement.

L’organisateur peut également annuler ou reporter la manifestation en cas de force majeure.

Constituent des cas de force majeure justifiant, à tout moment, l’annulation ou le report de la manifestation, toutes situations nouvelles, sanitaires, climatiques, économiques, politiques ou sociales, à l’échelon local, national ou international, non raisonnablement prévisibles au moment de la communication de la manifestation auprès des exposants, indépendantes de la volonté de l’organisateur, qui rendent impossible l’exécution de la manifestation ou qui emportent des risques de troubles ou désordres susceptibles d’affecter gravement l’organisation et le bon déroulement de la manifestation ou la sécurité des biens et des personnes. Le report éventuel de la manifestation et/ou le sort des sommes versées est fixé dans le présent article.

Article 28 : Conférences / Ateliers

Les conférences animées par un exposant doivent avoir pour but d’informer le visiteur et ne peuvent en aucun cas être de la promotion commerciale. Toute conférence ou Atelier doit au préalable être présenté à l'organisateur qui se réserve le droit de les accepter ou de les refuser sans avoir à les motiver.

Article 29 : Sanctions

Toute infraction aux dispositions du présent règlement peut entraîner, au besoin, avec l’assistance de la force publique, la fermeture du stand de l’exposant contrevenant ou l’exclusion de l’exposant contrevenant et ce, à la seule volonté de l’organisateur, même sans mise en demeure. Il en est ainsi en particulier pour la non-conformité de l’agencement, le non-respect des règles de sécurité, la non occupation du stand, la présentation de produits non conformes à ceux énumérés sur la demande de participation, l’absence de l’exposant, le non-paiement dans les délais impartis, etc.

Une indemnité est alors due par l’exposant à titre de dommages et intérêts en réparation des préjudices subis. Cette indemnité est au moins égale au montant de la participation qui reste acquis à l’organisateur, sans préjudice du paiement du solde du prix, de toute somme restant due, de tout autre frais engagé pour fermer le stand, des dommages et intérêts supplémentaires qui pourraient être demandés. L’organisateur dispose à cet égard d’un droit de rétention sur les articles exposés et les éléments mobiliers ou décoratifs appartenant à l’exposant.

Article 30 : Responsabilités

L’organisateur décline toute responsabilité pour les vols, dégradations ou dommage intervenant dans les stands ou provoquées par le public durant les heures d’ouverture du salon.

Durant les heures d'ouverture et lors de l’installation et du démontage, l’exposant est responsable de la surveillance de son matériel. Il s’engage à être présent dès l’ouverture jusqu’à évacuation complète des lieux d’exposition.

L’organisateur décline toutes responsabilités en ce qui concerne les vols et dégâts causés aux véhicules et objets qu’ils contiennent, ainsi que les dégâts occasionnés par les intempéries. Il en est de même des vols ou dégâts de toutes natures, causés aux biens des exposants, dans l’enceinte du Palais, à l’intérieur de ses locaux, et des parkings mis à disposition des exposants et du public.

En cas de troubles de jouissance causés par l’exposant ou par des appareils lui appartenant, de même, en cas de troubles causés par d’autres occupants, il se pourvoira directement contre les auteurs de ces nuisances.

L’organisateur n’est pas tributaire du bon déroulement de la manifestation ni de sa réussite et en conséquence décline toutes responsabilités en la matière.

En cas de non observation des présents articles, l’organisateur se réserve le droit de refuser l’accès à toute personne morale ou physique sur le site, et ce, en conservant son droit de recours en cas de litige ou de préjudice.
 

Article 31 : Assurances

Outre l’assurance couvrant les objets et marchandises exposés, le matériel, le mobilier et les éléments de décoration du stand et plus généralement tous les éléments mobiles ou autres lui appartenant ou loués à l’organisateur, l’exposant est tenu de souscrire, à ses propres frais, soit auprès de son propre assureur, soit auprès d’un organisme notoirement solvable, toutes assurances couvrant les risques que lui-même et son personnel encourent, ou font courir à des tiers pour la durée de la manifestation, livraison, montage et démontage compris. Il devra en justifier en la joignant à sa demande d’admission, et en produire une en cours de validité. L’organisateur est réputé dégagé de toutes responsabilités, notamment en cas de perte, vol ou dommages quelconques.

Les marchandises exposées et le matériel de décoration du stand séjournant dans les locaux du salon sont aux risques et périls de l’exposant.

L’organisateur est assuré pour l’ensemble de ses missions de prestataire de services, de loueur de locaux et d’organisateur de manifestation.

Article 32 : Renonciation à recours

Par la présente, et sous leur responsabilité, les exposants renoncent et s’engagent à faire renoncer leurs assurances à tous recours contre AT CONSEIL LABEL BENIN, l et l’ANECSMO gestionnaire du Site pour : pertes, avaries, vols, incendies et tous autres dégâts ou sinistres qui pourraient se produire, qu’elles qu’en soient l’importance et la cause, que ce soit à la suite de cas fortuit ou de force majeure.

Les exposants devront souscrire les assurances dommages conformément aux dispositions de l’article 31.

Article 33 : Obligations des parties

Chaque partie s'interdit de divulguer les informations relatives à son cocontractant ou à ses biens auxquelles il a pu avoir accès dans l'exécution de son service à l’exception des mentions et documents obligatoires à remettre ou transmettre aux organismes compétents.

L’exposant s’engage à utiliser le Site en bon père de famille, et s’engage à ne pas porter atteinte à l’image du Palais, tant avant, pendant son utilisation qu’une fois la manifestation terminée.

Il s’engage également à faire figurer le logo du Salon (fourni sur demande) sur l’ensemble des documents commerciaux utilisés ou créés pour la manifestation, sauf demande contraire de AT CONSEIL LABEL BENIN, quel qu’en soit le support (y compris Internet).

L’exposant s’engage, au besoin, à effectuer toutes démarches préalables auprès des organismes habilités aux fins d’obtenir toutes les autorisations, attestations et faire toutes les déclarations nécessaires à la bonne tenue de son stand.

Quel qu’en soit leur bien-fondé, les doléances d’un exposant à l’égard d’un autre exposant ou de l’organisateur, sont débattues à l’écart de la manifestation et ne doivent en aucune façon en troubler la tranquillité ou l’image sous peine de sanctions prévues à l’article 29.

Article 34 : Obligations envers la clientèle

L’exposant s’engage à :

• garantir la qualité des produits proposés,
• garantir la conformité exacte du produit commandé avec celui vendu,
• respecter scrupuleusement la réglementation en matière d’affichage des prix qui doivent être lisibles et visibles pour tous les articles exposés,
• informer loyalement le public sur les conditions de vente et de garanties de leurs produits ou services de manière complète, objective et conforme à la réglementation. Ils ne doivent procéder à aucune publicité ou action quelconque susceptible d’induire en erreur ou de constituer une concurrence déloyale,
• commercialiser ses produits ou services à un prix public qui n’excède pas celui habituellement pratiqué dans ses points de vente traditionnels,
• présenter des produits, services ou matériels conformes à la réglementation béninoise. Ils assument l’entière responsabilité de leurs produits vis à vis des tiers, la responsabilité de l’organisateur ne pouvant, en aucune façon, être engagée en cas de non-respect des lois par l’exposant.
• respecter les délais de livraison annoncés, les clauses contractuelles de garantie,
• respecter la réglementation de la vente à crédit,
• respecter les dispositions légales concernant le démarchage et le délit d’abus de faiblesse selon les dispositions de la loi en la matière,
• accomplir, chaque fois que nécessaire, les formalités que requiert sa participation à la manifestation notamment en regard de la réglementation du travail, en matière douanière pour les matériels ou produits en provenance de l’étranger, en matière d’hygiène pour les produits alimentaires ou les espèces animales.
• Informer le consommateur sur son absence de droit de rétractation pour les contrats conclus à l’occasion d’une foire ou d’un salon.

En revanche, ceux faisant l’objet d’un contrat de crédit à la consommation et ceux résultant d’une invitation personnelle à se rendre sur un stand pour venir y chercher un cadeau, ouvrent droit à rétractation dans les conditions prévues par la loi.

Article 35 : Publicité / Sonorisation / Animations

Toute publicité lumineuse ou sonore, et toutes animations, spectacles, ou démonstrations susceptibles de provoquer des attroupements dans les allées doivent être soumis à l’agrément préalable de l’organisateur. Ces publicités et animations ne seront autorisées qu’après accord de l’organisateur et sur présentation d’un projet précis (matériel, source sonore utilisés, type d’animation…). L’organisateur pourra revenir sur l’autorisation accordée, en cas de gêne apportée aux exposants voisins, à la circulation ou à la tenue de la manifestation.

L’organisateur tient à la disposition des exposants qui le désirent ses services pour des prestations à la carte d’actions de promotion, de communication, de découvertes et de démonstration ou toutes autres manifestations commerciales dans le cadre ou en marge du Salon.

Un espace de promotion commerciale dédiée est prévu à cet effet. Les exposants qui le désirent peuvent en demander un devis.

La distribution de prospectus, de bons et imprimés divers (hormis les opérations mises en place par l’organisation) est strictement interdite dans les allées, dans l’enceinte et sur les parkings du Site. Seule est autorisée la distribution de prospectus, de bons et imprimés sur le stand de l’exposant. Aucun prospectus, bons et imprimés divers relatifs à des produits ou services non exposés ne pourront être distribués.

La promotion à haute voix et le racolage, de quelque façon qu’ils soient pratiqués, sont formellement interdits. Les exposants ne doivent en aucun cas obstruer les allées ou empiéter sur elles, sauf autorisation exceptionnelle, écrite et préalable de l’organisateur.

En cas de nécessité impérieuse, l’organisateur se réserve le droit de modifier, toutes les fois qu’il le jugera utile dans l’intérêt de la manifestation, et à tout moment, avant et pendant la manifestation, et sans avoir à prévenir l’exposant : la décoration générale et particulière, les horaires d’ouverture et la programmation des animations, à condition que cela ne modifie pas substantiellement le contrat initial signé entre l’organisateur et l’exposant. Si ce contrat venait à être substantiellement modifié, l’organisateur devrait faire son possible pour trouver une solution convenant à l’exposant.

Article 36 : Animation des stands

Chaque exposant s’engage à réaliser ou faire réaliser sur son stand une animation récurrente durant toute la durée de la manifestation en lien avec la thématique de cette dernière et en accord avec l’organisateur. Celui-ci pourra utiliser cette information sur tout support de communication et la faire figurer au programme des manifestations.

Article 37 : Utilisation du nom et de l’image des exposants

L’organisateur se réserve la possibilité d’utiliser le nom et/ou l’image des exposants, les droits photographiques et audiovisuels, tant pour la promotion de la manifestation que pour sa commercialisation, avant ou après l’événement.

L’organisateur demande à l’exposant, au moment de son inscription, son accord pour utiliser son image (enseigne, logo, produits ou services, photographie du stand) et son nom aux fins de publicité et de promotion de la manifestation commerciale ceci, dans tout support et document de prospection. En ayant donné son accord, l’exposant est réputé avoir recueilli l’accord de ses salariés et/ou sous-traitants de l’utilisation éventuelle de leur image par l’organisateur lors de la manifestation commerciale.

En cas d’accord, la responsabilité de l’organisateur ne peut être recherchée à raison de la diffusion, pour les besoins de la manifestation, au Bénin et à l’étranger, par voie de télévision, vidéogramme, Internet ou tous autres supports y compris virtuels (livres, plaquettes), de son image, de celle de son stand, de son enseigne, de sa marque, de son personnel, de ses produits ou services.

L’organisateur se réserve le droit exclusif de l’affichage dans l’enceinte abritant la manifestation. L’exposant ne peut donc utiliser, à l’intérieur de son stand seulement, que les affiches et enseignes de sa propre entreprise qu’il aura désignée lors de l’inscription à la manifestation commerciale, à l’exclusion de toutes autres et ce dans les limites des prescriptions concernant la décoration générale.

L’organisateur peut faire retirer les affiches et enseignes qui ne respectent pas cette disposition. Le déploiement d’affiches publicitaires sur le site et dans les environs immédiats du site d’exposition est soumis à une autorisation de l’organisateur dans les conditions fixées par le présent règlement.

L’affichage publicitaire sur les lieux et environs est demandé à l’inscription.

Dans le cadre de partenariats conclus par la manifestation, il pourra être remis la liste des exposants. Le partenaire s’engage à utiliser ce fichier dans le cadre exclusif de propositions publicitaires liées à la participation des exposants à la manifestation. De fait, le partenaire s’engage à n’utiliser les informations du fichier que pour ses besoins propres et s’interdit expressément de céder, transmettre ou communiquer à un tiers sous quelle que forme que ce soit, même à titre gratuit, les informations contenues dans le fichier fourni par l’organisateur.
 

Article 38 : Catalogue

L’organisateur dispose du droit exclusif de rédaction, de publication et de diffusion, payante ou non, du catalogue de l’exposant de la manifestation. Y figurent les noms des exposants directs ayant acquitté le droit de participation au catalogue. Éventuellement, des annonces publicitaires sont insérées dans ce catalogue ; dans ce cas, ces annonces peuvent être recueillies par les représentants accrédités par l’organisateur.

Il pourra concéder tout ou partie de ce droit, ainsi que la publicité incluse dans ce catalogue. Les renseignements nécessaires à la rédaction du catalogue seront fournis par les exposants sous leur responsabilité et, à peine de non insertion, dans le délai fixé par l’organisateur. La Direction n’est, en aucun cas, responsable des omissions, des erreurs de reproduction, de composition ou autres qui peuvent se produire.

Elle peut refuser l’insertion ou modifier le libellé des inscriptions non conformes aux dispositions générales ou de nature à nuire aux autres exposants ou à la manifestation.

L’organisateur peut, sans accord spécifique, faire figurer la raison sociale de l’exposant sur les supports d’information, notamment les catalogues visiteurs et/ou exposants ou sur son site Internet. L’organisateur qui souhaite diffuser les données personnelles de l’exposant recueillies au moment de l’inscription, sur les supports d’information l’en informe préalablement.

La distribution ou la vente de journaux, périodiques, prospectus, billets de tombola, insignes, bons de participation, même si elle a trait à une œuvre ou manifestation de bienfaisance, les enquêtes dites de sondage, sont interdites, dans le lieu de la manifestation et ses abords immédiats, sauf dérogation accordée par l’organisateur.

Article 39 : Protection de données personnelles

Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné à la tenue d’un fichier clientèle. Conformément à la loi, le locataire bénéficie d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui le concernent, qu’il peut exercer en s’adressant à : AT CONSEIL LABEL BENIN, 672, Avenue de l’Ouémé – Route de Gbèdjromèdé – Cotonou – Tél. : +229 66 56 01 51 – email : labelbenin1@gmail.com

Article 40 : Propriété intellectuelle et droits d’exploitation ou de commercialisation

Conformément aux exigences en la matière, tout exposant qui souhaiterait intenter une action administrative ou judiciaire sur le fondement de la contrefaçon à l’encontre d’un exposant concurrent, s’engage à prévenir préalablement l’organisateur de la manifestation commerciale ou son correspondant désigné, à adopter un comportement loyal et à agir de bonne foi.

L’exposant doit faire son affaire de la protection intellectuelle et des droits d’exploitation ou de commercialisation des matériels, produits et services qu’il expose (brevets, marques, modèles…), cela conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Ces mesures doivent être prises avant la présentation des matériels, produits ou services, l’organisateur n’acceptant aucune responsabilité dans ce domaine, notamment en cas de litige avec un autre exposant ou un visiteur.

Chaque exposant fait son affaire des obligations avec le BUBEDRA s’il fait usage de musique sur son stand et animation qui lui sont propres, même pour de simples démonstrations de matériels sonores, l’organisateur n’acceptant aucune responsabilité de ce chef.

Sauf dispositions particulières de l’organisateur ou autorisation écrite de sa part, les prises de vue (photographie ou films) autres que celles particulières au stand de l’exposant ne sont pas admises dans l’enceinte de la manifestation. L’accréditation vaut autorisation écrite de prendre des prises de vue sous réserve du respect du droit à l’image du tiers.

La photographie de certains objets dans les stands peut être interdite à la demande écrite et à la diligence des exposants.

Article 41 : Réclamations

Les réclamations des exposants doivent être écrites et individuelles ; celles-ci sont seules admises et doivent être adressées à l’organisateur.

Article 42 : Préjudice

On entend par préjudice « le dommage matériel ou moral subi par une personne par le fait d’un tiers ». Lors d’une manifestation commerciale, les préjudices susceptibles d’exister pourraient être :

• entre exposants,
• entre exposants/organisateurs,
• entre organisateurs/exposants,
• entre organisateurs/clients.

Lorsqu’un préjudice pour un exposant naît du fait d’un autre exposant, tous deux doivent, dans la mesure du possible, régler ce conflit en « bon père de famille ». L’organisateur doit être tenu au courant du conflit mais n’a aucune obligation d’agir comme médiateur ou arbitre. Son rôle est de vérifier que les dispositions contractuelles qui le lient avec l’exposant sont bien respectées. Si l’un d’entre eux décide de faire intervenir une autorité, il a le devoir de prévenir l’organisateur afin de préserver au mieux l’image de sa manifestation commerciale.

Lorsqu’un préjudice naît d’un conflit entre un organisateur et un exposant et qu’il touche un exposant, l’exposant doit faire une requête écrite à l’organisateur. L’organisateur répond dans des brefs délais à la demande de l’exposant à condition que celle-ci soit légitime et justifiée et n’est tenu que d’une obligation de moyen.

Lorsque le préjudice né de l’exposant touche l’organisateur, l’organisateur le met en demeure de faire cesser le trouble. Le non-respect éventuel de cette disposition fera l’objet d’un constat écrit de l’organisateur sur la base duquel il sera notamment fondé à refuser la participation de l’exposant aux manifestations futures. L’organisateur a un devoir d’information générale sur le fonctionnement général de sa manifestation commerciale.

L’organisateur n’a pas à intervenir dans les litiges qui pourraient survenir entre un exposant et un client et ne peut en aucun cas être responsable des litiges qui subviendraient entre les exposants et les visiteurs.

Article 43 : Dispositions diverses

L’organisateur se réserve le droit d’interdire l’entrée ou de faire expulser toute personne, visiteur ou exposant dont la présence ou le comportement serait préjudiciable à la sécurité, la tranquillité ou l’image de la manifestation, et/ou à l’intégrité du site, conformément aux dispositions du présent règlement intérieur. Il est précisé que l’accès à la manifestation sera refusé à toute personne se présentant en état manifeste d’ébriété.

La vente et la dégustation d’alcool, sous réserve de respecter la législation ne sont pas autorisées aux mineurs de moins de 18 ans.

Il est rappelé aux exposants, fournisseurs, prestataires et partenaires qu’ils doivent être particulièrement vigilants quant au respect des lois sociales béninoises (Code du travail, protection sociale, …).

Il est interdit de fumer sur le site conformément à la législation et à la règlementation en vigueur en République du Bénin.

La présence d’animaux domestiques, même tenus en laisse, est strictement interdite dans l’enceinte de la manifestation, à l’exception des chiens-guides accompagnant des personnes handicapées.

Il appartient à toute personne se rendant ou participant à la manifestation de prendre les dispositions nécessaires à la garde des animaux domestiques qui ne devront en aucun cas être laissés dans un véhicule stationné ou attachés à un point quelconque dans l’enceinte du Palais des Congrès. Dans le cas où les services de sécurité viendraient à constater l’état de péril d’un animal domestique, l’organisation se réserve le droit de faire sortir l’animal du véhicule, aux frais du propriétaire, par tout moyen, y compris le bris de vitre.

À aucun moment, le propriétaire de l’animal ne pourra se prévaloir d’un quelconque préjudice ou d’une quelconque indemnisation. L’organisation se réservant par ailleurs la faculté d’alerter les services de police et/ou les associations protectrices des animaux.

Tous objets commerciaux remis gratuitement devront être conformes à la règlementation béninoise.

Article 44 : Clause pénale

Toute facture non réglée à sa date d’exigibilité fera l’objet de l’application des intérêts de droit conformément à la loi.

Si l’organisateur est dans l’obligation de s’adresser à un mandataire (avocat, contentieux) pour obtenir le règlement des sommes dues, il est expressément convenu que le débiteur devra lui verser à titre de clause pénale une indemnité forfaitaire fixée à 15% de la créance principale.

Dans tous les cas d'inexécution de ses obligations par le locataire, les acomptes versés à la commande restent acquis au loueur à titre d'indemnité. En cas de dispense de versement ou de non-versement, elles resteront dues à titre d’indemnité.

Par ailleurs, en cas de désistement après réservation, l’exposant sera redevable des sommes suivantes :

• si l’annulation intervient entre la demande d’admission et un mois avant la date de la manifestation : les acomptes versés resteront acquis au loueur à titre de clause pénale,
• si l’annulation intervient dans le mois qui précède la manifestation et jusqu’à son déroulement : en plus des acomptes versés qui seront acquis conformément au paragraphe ci-dessus, le solde de la prestation sera intégralement du à titre de clause pénale.

Article 45 : Médiation

En cas de litige sur l’exécution du présent règlement intérieur ou des documents auxquels il renvoi ou fait référence, les parties s'obligent à une médiation du CAMeC préalablement à toute action en justice.

Les frais de médiation seront supportés à égalité par chacune des parties.

Article 46 : Attribution de juridiction

Tout exposant inscrit accepte sans réserve le présent règlement intérieur et les documents auxquels il fait référence ou mention. En cas de contestation quelconque et à défaut de Médiation, le Tribunal de Commerce de Cotonou, de convention expresse, est seul compétent en cas de litige de toute nature ou de contestation relative à la formation ou l’exécution des présentes.

Le droit béninois est seul applicable.